Jedes moderne Büro und Home-Office zählt ihn mittlerweile zum Inventar. Der Aktenvernichter. Nichts erleichtert einem das Zerkleinern von Dokumenten und CD’s mit wichtigen Informationen mehr als dieses Hilfsmittel.
Welche Vorteile bringt ein Aktenvernichter?
Ob persönliche oder geschäftliche Daten – heutzutage werden all diese Informationen früher oder später für die Weiterverarbeitung auf Papier gedruckt. Dass diese Unterlagen höchst vertraulich behandelt und nur für bestimmte Zwecke verwendet werden dürfen, ist gesetzlich geregelt.
Denn wer möchte schon, dass hochsensible Informationen, wie Geburtsurkunden, Bankdaten oder die Adresse für jedes Auge offen liegen? Oder welcher Unternehmer würde schon wollen, dass die Konkurrenz Einblicke auf betriebliche Statistiken, Finanzen und Projekte hat?
Solche Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden und auch nicht mehr verwahrt werden müssen, gehören vernichtet. Dafür ist ein Aktenvernichter die beste Lösung. Denn dieser steht in unmittelbarer Reichweite im Büro und nimmt die sonst so mühsame Arbeit des Aktenvernichtens ab.
Einfach das Papier einlegen und die Art der Zerkleinerung auswählen. Schon sind vertrauliche Unterlagen vernichtet und können nicht mehr oder nur sehr schwer wieder zusammengefügt werden. Achtung! Eine leichtfertige Handhabung der Aktenvernichter-Sicherheitsstufen und des Abfalls können zu Konsequenzen führen, wie ein Ingenieurbüro erfahren musste.
Wie kann man einen Aktenvernichter richtig warten und pflegen?
Alles, was man im Büro-Alltag für die anfallenden Aufgaben benötigt, nutzt sich mit der Zeit ab. Im folgenden Abschnitt steht, wie man den Akten-Schredder in Schuss hält und was man dafür braucht.
Was ist beim Innenleben eines Aktenvernichters zu beachten?
Täglich zerschneidet der Büro-Schredder viele Blätter. Und nicht nur das. Je nach Modell des Aktenvernichters kann man verschiedene Stufen der Zerkleinerung einstellen und sogar Datenträger, wie CD’s und Kreditkarten, vernichten.
Dabei entsteht durch diverse Überreste ein Papierstau, der den Schredder langsamer macht. Zudem nutzen sich die Schneidwalzen bei härteren Materialien ab. Um diesen Problemen entgegenzuwirken, gibt es eine relativ große Auswahl an Aktenvernichter-Ölen, die man dafür verwenden kann.
Vor dem Anwenden des Öles sollte der Zugang zu den Schneidwalzen geöffnet und die Mahlwerke gegebenenfalls von geschredderten Resten befreit werden. Nun kann man das Öl gleichmäßig im Zickzackmuster auf den Walzen verteilen, damit sie rundum gepflegt werden. Hierbei kommt es auf die richtige Dosierung an. Zu wenig Öl bringt fast keinen Effekt. Zuviel Aktenvernichter-Öl hingegen schiebt das Papier nicht richtig durch die Schneidwalzen und es kommt womöglich zu unregelmäßigen Schnitten.
Womit reinigt man die Oberflächen eines Aktenvernichters?
Im Büro-Alltag eines Aktenvernichters bleiben einige Spuren zurück. Sowohl die Kunststoffoberfläche als auch die gläsernen Bereiche werden in Mitleidenschaft gezogen. Beim Bedienen hinterlässt man Fingerabdrücke, mit der Zeit setzt sich Staub ab und in der Pause verschüttet man versehentlich den Kaffee auf eine Stelle. Und hin und wieder berührt man mit dem dreckigen Schuh die Seite des Gehäuses. Das sind Szenarien aus dem Büroalltag und diese hinterlassen merklich ihre Spuren auf dem Aktenvernichter.
Doch zum Glück gibt es für jeden Schmutz passende Mikrofasertücher, die man zur Reinigung des Aktenschredders benutzen kann. Dabei ist auf das richtige Produkt zu achten, denn schlechte Putztücher zerkratzen die Oberfläche. Man sollte sich hierbei für ein Mikrofasertuch entscheiden, welches man für sensible Oberflächen verwenden darf.
Mithilfe dieser Tücher aus Vliesstoff oder auch High-Tech-Fasern verschwinden die Fingerabdrücke und die Rückstände von Flecken, Schmutz und Staub, ohne dass neue Kratzer entstehen.
Welche gesetzlichen Bestimmung gibt es für das Vernichten von Dokumenten?
Laut gesetzlicher Norm gibt es sechs Sicherheitsstufen, die beim Vernichten von Dokumenten, je nach Art des Schriftguts eingesetzt werden müssen.
- Sicherheitsstufe: Allgemeines Schriftgut
- Sicherheitsstufe: Internes, wenig vertrauliches Schriftgut
- Sicherheitsstufe: Vertrauliches Schriftgut
- Sicherheitsstufe: Geheimzuhaltendes Schriftgut
- Sicherheitsstufe: Maximale Sicherheitsanforderungen
- Sicherheitsstufe: Geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen
Es ist wichtig, eine detaillierte Auflistung mit den wichtigsten Bestimmungen für die Aktenvernichter Sicherheitsstufen zu kennen, um den Schutz der Datensicherheit zu gewährleisten.
Fazit
In Zeiten, in denen Datenschutzbestimmungen neu aufgerollt und die Sicherheit vertraulicher Informationen höchste Priorität haben, benötigt es diverser Maßnahmen, um diese aufrecht zu erhalten. Dazu zählt unter Anderem der Aktenvernichter. Er kümmert sich darum, dass wichtige Unterlagen, die nicht in fremde Hände gelangen dürfen, so zerkleinert werden, dass sie unkenntlich gemacht werden. Je höher die Stufe eingestellt ist, umso unmöglicher wird es, die vernichteten Dokumente wieder zu rekonstruieren.
Um die Langlebigkeit und eine gleichbleibende Qualität eines Büro-Schredders zu garantieren, muss man ihn pflegen. Das geht am Besten mit Aktenvernichter-Öl für das Schneidwerkzeug und mit bestimmten Mikrofasertüchern für das äußere Gehäuse. Zudem sollte man die Gebrauchshinweise beachten, damit sich der Schredder nicht schneller abnutzt.
Wer sich diese oben angeführten Tipps und Gedanken verinnerlicht, wird auf lange Sicht mit seinem Aktenvernichter ein perfektes Hilfsmittel zur Vernichtung von Daten haben.
